نقش فناوری اطلاعات در فرآیندهای سازمانی

نقش فناوری اطلاعات در فرآیندهای سازمانی

نقش فناوری اطلاعات در فرآیندهای سازمان، از قبیل تولید و فروش رشد چشمگیری داشته است. اولین نسخه های فناوری اطلاعات، رایانه در ابتدا برای نگه داری اطلاعات عملکرد سازمان استفاده می شد، اتفاقات و فعالیت های روزها و هفته های گذشته در اختیار مدیران قرار می داد. با توسعه سیستم ها و فناوری شبکه، امکان جمع آوری و استفاده از اطلاعات همزمان با رخداد آنها فراهم شد، یعنی اطلاعات عملیات سازمان در لحظه وقوع از طریق شبکه در اختیار مدیران قرار می گرفت. بعدها بسیاری از مراحل ثبت دستی اطلاعات به روش های رایانه ای و اتوماسیون تبدیل شد و برخی مراحل کاری کارمندان حذف گردید. سیستم های رایانه ای اکنون امکان مشاهده و نظارت بر عملکردها را فراهم کرده و خطاها و مشکلات کارگاه را قبل از وقوع به اطلاع کارکنان و مدیران سازمان می رسانند. بسیاری از فرآیندهای دستی قدیمی به طور اتومات شده اند. این تحولات موجب تغییرات مهمی در ساختار شغلی و تخصصی پرسنل شده است. برخی مشاغل حذف شده اند و برخی کارها قبلا دستی انجام می شد و امروزه از طریق رایانه و به شیوه های جدید انجام می شوند. برای مثال، برنامه ریزی ها یا افراد مسئول کنترل پروژه که قبلا کار خود را به روش های دستی و روی کاغذ و فرم های دستی انجام می دادند. اکنون با بکارگیری سیستم های رایانه ای ویژه تبدیل به کاربران تخصصی و برنامه نویس رایانه ای شده اند و قدرت و مهارت شغلی خود را چندین برابر توسعه داده اند.

استفاده از فناوری اطلاعات، علاوه بر اثر روی طبیعت کار و محیط کار، نحوه رقابت سازمان ها را هم تغییر داده است. فناوری اطلاعات موجب توسعه و بهینه سازی عملیات داخلی سازمان ها، کاهش هزینه های داخلی و تسریع در امر تولید شده است. کاهش هزینه ها فرصت سود آوری حتی در قیمت پایین تر برای محصولات را نیز ممکن ساخته یا سرعت عمل در رساندن محصول به بازار، دسترسی به سود سریع تر رخ می دهد. فناوری اطلاعات به یاری فرآیندهای بازاریابی و فروش آمده و سرعت عمل در بازاریابی را خصوصا در مواردی که محصولات جدید موجب گرانی قیمت و پایمال شدن فرصت ها می شود بهبود بخشیده است. اطلاعات دقیق تری از مشتری در اختیار عوامل فروش در سازمان قرار گرفته و نیاز مشتری به موانع تشخیص داده می شود. محاسبه دقیق محصول متناسب با نیاز و منابع هر مشتری امکان پذیر است. بکارگیری سیستم های فناوری اطلاعات فرآیندهای خرید و انتقال را نیز ساده و سریع تر نموده است.

نقش فناوری اطلاعات تنها به خرید محصول توسط مشتری ختم نمی شود؛ بلکه می تواند خدمات مشتری را از طریق حفظ اطلاعات عمومی از هر مشتری و ارتباط با مشتری توسعه و بهبود بخشد. حتی امروزه از فناوری اطلاعات همراه محصول و خدمات استفاده می شود و کارایی بیشتر و ارزش بیشتری برای مشتری ابداع می کند. برای مثال اتومبیل که یک کالای فیزیکی است از طریق فن آوری های فناوری اطلاعات می تواند به سیستم های ترمز جدید که مورد نیاز است مجهز گردد. شناخت تکنولوژی های نوین و سیستم های اطلاعات به عنوان نمود عینی فناوری اطلاعات و ابزارهای آن و در تقویت سازمان ها در عصر کنونی، یکی از ضرورت های حتمی خصوصا برای مدیران و کارشناسان حوزه های فناوری اطلاعات و دیگر دست اندرکاران اداره سازمان می باشد. یک دیدگاه دیگر به سمت تجارت الکترونیکی و استفاده از فناوری اطلاعات برای بهبود مدیریت و هماهنگی فعالیت های سازمان ها کمک کرده و بایستی در چارچوب مدل های انتقال به تجارت الکترونیک از آن ها استفاده نمود. امروزه تنوع سیستم های اطلاعاتی بسیار زیاد و مزایای آن ها بعضا همراه با مفاهیم و اهداف مشترک است. همین تنوع و پراکندگی موجب پیچیدگی و عدم پایداری در تصمیم گیری های مدیران، سازمان ها، و برنامه ریزی توسعه فناوری اطلاعات شده است(پیتر و همکاران1، ۲۰۰۶: ۷١۳).

 

1 Peter et al